Ein niedrigerer Preis für Polyesterpolyol bedeutet nicht zwangsläufig niedrigere Beschaffungskosten. Aussagekräftig ist der Vergleich der Kosten, um eine gleichwertige, verwendbare Qualität unter denselben Annahmen zu Menge, Zahlung und Lieferung an denselben Empfangsort zu bringen. Ein Angebot, das am Ausfuhrhafen günstiger erscheint, kann nach Einrechnung von Fracht, Zielortgebühren, Zöllen, Verpackungsverlusten und Finanzierungskosten teurer werden.

Der Vergleich sollte zwei getrennte Kennzahlen ergeben: die Lieferkosten auf Grundlage eindeutig identifizierbarer Gebühren und die angepassten Beschaffungskosten unter Berücksichtigung von Betriebskapital, verwendbarer Menge und lieferbezogenen Risiken. Werden diese Kennzahlen getrennt ausgewiesen, können unsichere Risikozuschläge den zugrunde liegenden Preisvergleich nicht verschleiern.

Vor dem Preisvergleich festlegen, was gleichwertig sein muss

„Polyesterpolyol“ bezeichnet eine Produktfamilie und keinen einzelnen, beliebig austauschbaren Werkstoff. Unterschiede in der Rohstoffchemie, Funktionalität, Hydroxylzahl, Säurezahl, Wassergehalt und Viskosität können die Verarbeitung und die Leistung des Endprodukts beeinflussen. Eine günstigere Qualität, die Änderungen an der Formulierung erfordert, ist nicht direkt mit einem bereits freigegebenen Material vergleichbar.

In der Angebotsanfrage sollte die freigegebene Qualität oder eine vereinbarte Spezifikation einschließlich Prüfmethoden und Annahmegrenzwerten angegeben werden. Die Hydroxylzahl beeinflusst den Isocyanatbedarf in Polyurethanformulierungen; der Wassergehalt wirkt sich auf das Reaktionsverhalten aus; die Viskosität beeinflusst das Pumpen, Mischen und die Temperaturanforderungen. Auch die Säurezahl kann für das Reaktionsverhalten und die Stabilität der Formulierung relevant sein. Diese Unterschiede erfordern eine technische Bewertung und keine automatische Preisanpassung.

Ein Analysezertifikat weist die berichteten Chargeneigenschaften aus, belegt für sich allein jedoch nicht die Eignung für dieselbe Anwendung. Muss eine alternative Qualität zunächst qualifiziert werden, sollten das Versuchsmaterial, die Prüfungen und gegebenenfalls Kosten für die Produktionsvalidierung separat erfasst werden. Einmalige Qualifizierungskosten sollten nicht in wiederkehrenden Fracht- oder Produktkosten verborgen werden.

Für einen aussagekräftigen kommerziellen Vergleich sind folgende Rahmenbedingungen festzulegen:

• Die akzeptierte Spezifikation und die Frage, ob die Qualität bereits qualifiziert ist.
• Die gekaufte Nettomenge und die erwartete verwendbare Empfangsmenge.
• Der Lieferendpunkt, beispielsweise das Empfangswerk und nicht lediglich der Bestimmungshafen.
• Angebotswährung, Gültigkeitszeitraum und Wechselkursgrundlage.
• Das erforderliche Ankunftsfenster und der Zahlungsplan.
• Das Verpackungsformat und alle Handhabungsbedingungen, die zur Erhaltung der Verwendbarkeit erforderlich sind.

Weichen diese Bedingungen voneinander ab, sollten die ursprünglichen Angebote beibehalten und um eine Normalisierungsspalte ergänzt werden. So wird jede Anpassung transparent, statt nicht vergleichbare Angebote als unmittelbar vergleichbare Preise darzustellen.

Lieferbedingungen in tatsächliche Kostenzuständigkeiten übersetzen

Eine Incoterms®-Regel hilft bei der Zuordnung von Lieferpflichten, Kosten und Risiken, ersetzt jedoch keine auf die konkrete Sendung bezogene Kostenaufstellung. Der benannte Ort und die anwendbare Fassung sind entscheidend. „FOB China“ ist nicht präzise genug; „FOB [benannter Hafen], Incoterms® 2020“ legt eine klarere Grenze fest.

Bei FOB organisiert der Käufer im Allgemeinen den Haupttransport ab dem Verschiffungshafen. Bei CIF organisiert der Verkäufer die Fracht und die vereinbarte Versicherung bis zum benannten Bestimmungshafen. Der Preis umfasst jedoch nicht automatisch sämtliche Kosten bis zum Werk des Käufers. Umschlagkosten am Bestimmungsort, Einfuhrabfertigung, Zölle und Inlandstransport müssen weiterhin geprüft werden.

CIF zeigt auch, warum Kosten und Risiko nicht verwechselt werden dürfen: Der Verkäufer zahlt den Transport bis zum Bestimmungshafen, während das Risiko mit der Verladung der Ware an Bord im Verschiffungshafen übergeht. Umfang und Ausschlüsse der Versicherung, Selbstbehalte und Schadenmeldeverfahren verdienen daher besondere Aufmerksamkeit, auch wenn Fracht und Versicherung im Angebotspreis enthalten sind.

Bei Containersendungen kann FCA eine passendere Lieferbedingung als FOB sein, wenn die Ware vor der Verladung an Bord an einen Frachtführer übergeben wird. DAP-Angebote können Vergleiche am Bestimmungsort vereinfachen; die Einfuhrabfertigung und Einfuhrsteuern bleiben jedoch in der Verantwortung des Käufers. Bei DDP ist besonders zu prüfen, ob der Verkäufer die Einfuhrformalitäten erfüllen kann und wie die steuerlichen Unterlagen behandelt werden.

Entscheidend ist nicht, welche Lieferbedingung umfassender klingt. Entscheidend ist, welche Partei welche Kosten trägt, wo die Zuständigkeit wechselt und ob Kosten außerhalb des Angebots verbleiben.

Kosten berechnen, ohne Gebühren doppelt anzusetzen

Eine einheitliche Berechnung der Lieferkosten lässt sich wie folgt darstellen:

Lieferkosten je Nettotonne = gesamte nicht erstattungsfähige Kosten bis zum vereinbarten Empfangsort ÷ empfangene Nettotonnen.

Der Zähler umfasst die Produktrechnung und alle zusätzlichen Kosten, die bis zu diesem Ort anfallen, abzüglich der bereits in der Rechnung enthaltenen Beträge. Abhängig von der Lieferbedingung können dazu Umschlagkosten am Ursprungsort, Ausfuhrformalitäten, Fracht, Versicherung, Terminalkosten am Bestimmungsort, Zollabfertigung, Zölle, Inlandstransport und Entladung gehören.

Verwenden Sie ein Kostenverzeichnis mit einem Feld „Im Lieferantenpreis enthalten“. Das ist besonders wichtig, wenn ein Angebot mit eingeschlossener Fracht mit einem Angebot verglichen wird, dem ein separates Speditionsangebot zugrunde liegt. Andernfalls können Terminalkosten oder Dokumentengebühren doppelt angesetzt oder ausgelassen werden, weil jede Partei davon ausgeht, dass die andere sie berücksichtigt hat.

Einfuhrzölle müssen separat berechnet werden. Maßgeblich sind die Zolltarifierung des Bestimmungslands, Ursprungsregeln, Anforderungen an die Zollwertermittlung und gegebenenfalls geltende handelspolitische Maßnahmen. Gehen Sie nicht davon aus, dass der vom Lieferanten vorgeschlagene HS-Code die Behandlung durch die Einfuhrbehörde festlegt. Die Zusammensetzung und Produkteigenschaften des Polyesterpolyols sollten die zugrunde gelegte Tarifierung stützen.

Erstattungsfähige Einfuhrumsatzsteuer oder vergleichbare Steuern sollten vorbehaltlich der Anspruchsberechtigung des Importeurs und der örtlichen Vorschriften grundsätzlich von den wirtschaftlichen Kosten getrennt ausgewiesen werden. Sie verursachen dennoch einen Liquiditätsbedarf und möglicherweise Finanzierungskosten, solange die Erstattung aussteht. Nicht erstattungsfähige Steuern gehören zu den Lieferkosten; erstattungsfähige Steuern sind im Liquiditätsplan zu erfassen.

Unterscheiden Sie außerdem zwischen festen Sendungskosten und variablen Kosten. Eine Zollabfertigungs- oder Dokumentengebühr, die auf 10 Tonnen verteilt wird, hat je Tonne eine andere Auswirkung als dieselbe Gebühr bei 20 Tonnen. Frachtkostenschätzungen sollten der tatsächlichen Sendungsgröße und Ausrüstung entsprechen und nicht von einer vollen Containerladung ausgehen, die mit der Bestellung nicht erreicht werden kann.

Ein Rechenbeispiel zeigt, wie sich die Rangfolge umkehren kann

Die folgenden Zahlen sind hypothetisch und dienen der Veranschaulichung der Berechnung; sie stellen keine aktuellen Marktpreise dar. Beide Angebote betreffen eine freigegebene, gleichwertige Qualität, 20 Nettotonnen, identische Verpackung und Lieferung an dasselbe Werk. Angebot A lautet auf FOB, Angebot B auf CIF. Alle Beträge sind in US-Dollar je Nettotonne angegeben.

Die Zollberechnung geht lediglich zur Veranschaulichung von einem Satz von 5 % auf einen Zollwert aus, der Produkt, Hauptfracht und Versicherung umfasst. Die tatsächlichen Sätze und Bewertungsregeln müssen für das Einfuhrgebiet ermittelt werden. Erstattungsfähige Einfuhrsteuern sind in dieser Tabelle nicht enthalten.

Der angebotene Produktpreis von Angebot A liegt zwar um 80 $ je Tonne niedriger, die Lieferkosten sind jedoch um 32 $ je Tonne höher. Bei 20 Tonnen beträgt der Unterschied 640 $. Die Rangfolge ändert sich, weil die vom Käufer organisierte Fracht und Versicherung den im Angebot B enthaltenen Frachtanteil übersteigen, obwohl bei Angebot B höhere Gebühren am Bestimmungsort anfallen.

Auch der geringe Endunterschied ist relevant. Sind die Gebühren am Bestimmungsort bei Angebot B noch unverbindlich, würde ein zusätzlicher Betrag von 640 $ je Sendung den scheinbaren Vorteil aufheben. Ein Angebotsvergleich sollte daher sowohl den Kostenunterschied als auch noch offene Gebühren ausweisen, die die Rangfolge ändern könnten.

Die Verpackung wirkt sich auf die Kosten des verwendbaren Materials aus

Fässer, IBCs und Bulk-Lieferungen lassen sich nicht allein anhand des Verpackungspreises vergleichen. Ihre Wirtschaftlichkeit hängt von der Nettoladung, der Containerauslastung, den Entladeeinrichtungen, den Reinigungsanforderungen, Rückführungsregelungen und den nach dem Entleeren verbleibenden Restmengen ab.

Bei manchen Polyesterpolyolqualitäten muss die Temperatur geregelt werden, damit das Material praktisch handhabbar bleibt. Prüfen Sie die Lagerungs- und Handhabungshinweise des Lieferanten im Hinblick auf Transportweg, Jahreszeit, Lagerbedingungen und Empfangsausrüstung. Ist eine kontrollierte Erwärmung erforderlich, können zu den relevanten Kosten Energie, Belegung der Anlagen, Arbeitsaufwand und zusätzliche Entladezeit gehören. Die Erwärmungsbedingungen müssen innerhalb der freigegebenen Produktgrenzwerte bleiben.

Auch der Schutz vor Feuchtigkeit und die Unversehrtheit der Verpackung beeinflussen die Verwendbarkeit. Ein beschädigter Verschluss oder ein ungeeignetes Umfüllverfahren kann Qualitätsprobleme verursachen, die im Rechnungspreis nicht berücksichtigt sind. Der Wareneingangsprozess sollte den Anforderungen des Materials entsprechen, statt davon auszugehen, dass alle Verfahren für den Umgang mit flüssigen Chemikalien geeignet sind.

Ist der Entleerungsrückstand erheblich, sollte zusätzlich der Preis je verwendbarer Tonne berechnet werden. Eine hypothetische Sendung mit Kosten von 34.000 $ und 20 Nettotonnen kostet beispielsweise 1.700 $ je gekaufter Tonne. Sind nach dokumentierten Handhabungsverlusten nur 19,8 Tonnen verwendbar, betragen die effektiven Materialkosten etwa 1.717 $ je verwendbarer Tonne.

Diese Anpassung sollte auf gemessenen Rückständen, dokumentierten Versuchen oder vertraglichen Regelungen beruhen. Es sollte kein erfundener Verlustprozentsatz verwendet werden, um eine Verpackungsoption zu begünstigen. Pfandbeträge und erstattungsfähige Verpackungsgebühren sind ebenfalls von dauerhaften Kosten zu trennen; Rückfracht und nicht erstattete Pfandbeträge müssen ausdrücklich berücksichtigt werden.

Zahlungs- und Lieferzeitpunkte können einen geringen Preisvorteil überwiegen

Zwei Angebote mit gleichen Lieferkosten können unterschiedliche Anforderungen an das Betriebskapital verursachen. Eine Vorauszahlung bindet Kapital vor dem Versand; eine Zahlung nach Erhalt kann den Finanzierungszeitraum verkürzen. Bankgebühren, Kosten für dokumentäre Akkreditive und Währungsumrechnungskosten können den Vergleich zusätzlich verändern.

Eine zweckmäßige Schätzung der Finanzierungskosten lautet:

Finanzierungskosten = finanzierter Betrag × jährlicher Finanzierungssatz × Finanzierungstage ÷ 365.

Wenden Sie die Formel auf den tatsächlichen Zahlungsplan an, statt davon auszugehen, dass der gesamte Kaufwert über denselben Zeitraum finanziert wird. Eine Anzahlung, der Restbetrag bei Versand, die Frachtzahlung und die Zahlung von Einfuhrsteuern können zu unterschiedlichen Zeitpunkten fällig werden. Enthält der Angebotspreis bereits einen Kreditaufschlag, sollte dieser nicht nochmals als separate Finanzierungskosten angesetzt werden.

Auch Währungsvergleiche erfordern dieselbe Sorgfalt. Rechnen Sie die Angebote anhand eines gemeinsamen Bewertungsstichtags um und erfassen Sie etwaige Absicherungskosten, die für die erwarteten Zahlungstermine relevant sind. Eine längere Angebotsgültigkeit des Lieferanten ist nur dann hilfreich, wenn eindeutig festgelegt ist, dass sie den Produktpreis abdeckt und ob sich Frachtkosten oder Zuschläge ändern können.

Die Liefertreue sollte neben diesen Berechnungen berücksichtigt werden, jedoch nicht als willkürlicher prozentualer Aufschlag. Ermitteln Sie die Faktoren, die zusätzliche Kosten verursachen könnten: Ein längerer Wiederbeschaffungszyklus kann einen höheren Lagerbestand erfordern; eine unsichere Abfahrt kann einen Puffer nötig machen; ein verpasstes Ankunftsfenster kann zu teurer Ersatzfracht führen.

Unterscheiden Sie zwischen Versandbereitschaft, gebuchter Abfahrt, voraussichtlicher Ankunft und Verfügbarkeit nach der Zollabfertigung. Die Zusage, innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu versenden, ist keine Zusage, dass verwendbares Material innerhalb dieses Zeitraums im Werk eintrifft.

Die Vergabe auf bestätigte Kosten und klar ausgewiesene Unsicherheiten stützen

Der abschließende Vergleich sollte eine bestätigte Kennzahl für die Lieferkosten, einen Liquiditätsbedarf und eine kleine Anzahl relevanter Sensitivitätsszenarien ausweisen. Dazu können beispielsweise eine Frachterhöhung, zusätzliche Lagertage oder eine Lieferverzögerung gehören, die Ersatzbestand erforderlich macht. Sensitivitätsanalysen sind dann sinnvoll, wenn sie an ein konkretes Risiko geknüpft sind, nicht wenn sie auf spekulativen Annahmen beruhen.

Lassen Sie sich die enthaltenen Frachtkosten, Gebühren am Bestimmungsort, das Nettosendungsgewicht, den Versicherungsschutz, Zahlungsmeilensteine und die Angebotsgültigkeit schriftlich bestätigen. Klären Sie die Freizeiten, wenn Lager- oder Ausrüstungsgebühren anfallen könnten. Produktunterlagen und Einfuhranforderungen sollten vor dem Versand geklärt sein; Verzögerungen aufgrund unvollständiger Unterlagen können aus einem wettbewerbsfähigen Einkauf eine kostspielige Ankunft machen.

Eine fundierte Vergabe erfordert nicht die Auswahl des niedrigsten Nominalpreises. Sie erfordert den Nachweis, dass das gewählte Angebot die niedrigsten belastbar ermittelten Kosten für eine akzeptierte Qualität am erforderlichen Ort und zum erforderlichen Zeitpunkt bietet – oder eine präzise Begründung dafür, warum ein geringer Aufpreis gerechtfertigt ist. Ist der Preisabstand geringer als die noch offenen Risiken bei Fracht, Handhabung oder Lieferung, ist es wertvoller, diese Unsicherheiten zu klären, als eine weitere kleine Senkung des Produktpreises auszuhandeln.